OKR módszer a gyakorlatban

Néhány éve csapatunk is belevágott az Objectives and Key Results, ismertebb nevén az OKR módszer alkalmazásába. Ebben a cikkben bemutatjuk a módszertan alapjait és hogy miként segít nekünk az OKR módszer a mindennapokban. Néhány gyakorlati tippet is összeszedtünk a poszt végére a saját tapasztalataink alapján.

Mi hívta életre a Dmlabban?

Az utóbbi évek dinamikusan változó környezetében egyre nehezebbnek találtuk a klasszikus stratégiaalkotási módszerek segítségével történő tervezést; úgy éreztük, többre van szükségünk, mint a hosszú távú célok kijelölése. Egy olyan eszközkészletet kerestünk, ami közép-, és rövid távon is iránymutatást ad a csapatnak, aminek segítségével naprakészek tudunk lenni a gyorsan változó adatos világban. 

Szerettük volna elérni azt is, hogy a céges stratégia és a csapatszintű, valamint az egyéni, szakmai célok is egy irányba mutassanak. Erre a legjobb megoldásnak valamiféle közös tervezés tűnt, ahol mindenki véleményét beépítjük a stratégiába, hogy mindenki azonosulni tudjon a kijelölt iránnyal, és mindenki lássa, mit kell tennie, hogy elérjük a céljainkat.

Ekkor merült fel az OKR módszer használata. Adatokkal foglalkozó cég révén külön tetszett a csapatnak a módszertan adatos szemlélete, hiszen az OKR központi eleme a pontosan mérhető eredmények.

Az OKR módszer lényege

Már az 1970-80-as években is használták az OKR módszertant, de igazán ismertté a Google-nek köszönhetően vált, amikor a 2000-es évek elején az amerikai cég bevezette az alkalmazását.

Az OKR egy menedzsment eszköz, amit stratégiai célok meghatározására, azok teljesülésének monitorozására és az eredmények mérésére használnak. A vállalati felhasználáson túl a magánéletünkben is hasznosíthatjuk a módszertant (pl. egészségesebb életmód elérése).

A Netflix vagy az Amazon által is használt igen népszerű módszertan lényege, hogy keretet ad a cég stratégiai tervezésének, irányt mutat a csapatnak a mindennapi munka során. 

Elsősorban rövidtávú célok meghatározására alkalmas; negyedéves és éves célok kitűzésében segít. Ebből következik egyik nagy előnye is, a rendszer rugalmassága, hiszen 3 hónap tanulságait követően már pontosabb tudással fogalmazhatjuk meg az előttünk álló időszak célkitűzéseit. Bevezetése sokféleképpen történhet, néhány alapvető szabályt és tippet leszámítva teljesen egyénre szabható a rendszer.

Célok és kulcseredmények kijelölése

Érdemes a folyamat első lépéseként az úgynevezett North Star-okat megfogalmazni, amik egy egész évre vonatkozóan kijelölik azokat a területeket, amikben fejlődni szeretnénk. 

Ezután a célok (objectives) meghatározásával folytatjuk, azokból bontjuk le a kulcseredményeket (key results). 2-4 objective megfogalmazása bőven elegendő, érdemes fókuszálni a legfontosabb területekre. Lényeges eleme a folyamatnak, hogy a megalkotott O-knak és KR-eknek egyaránt válasszunk felelőst, aki koordinálja azok megvalósulását.

Az ideális objective rövid, tömör, inspiráló és kihívást jelent a csapattagok számára. Olyan vágyott állapot, aminek elérése támogatja a céges célokat.

A key result-ok kijelölésénél olyan lépéseket fogalmazzunk meg, amik támogatják a célok elérését. A kulcseredményeknél fontos a konkrét, mérhető meghatározás, ez segít majd a negyedév értékelésénél.

Vegyünk egy korábbi Dmlabos példát a tervezés bemutatására:

• Vágyott állapotként megfogalmaztuk, hogy “Adatos agilis módszertant követünk”
• Kulcseredményként pedig hozzárendeltük a következőket:
  • “Legalább 3 projektben van kinevezett scrum master szerepkör és legalább 10 sprintet megvalósítottunk”;
  • “A 12 hét alatt minden csapattag tapasztalatot szerez valamilyen szerepben a SCRUM módszertanban”;
  • “Legalább 4 projektben a SCRUM módszertan egyes elemeit kipróbáljuk és a tapasztalatokat októberben összegezzük és kiértékeljük”.

Az értékelés

Az adott negyedév végén, az új célok megfogalmazása előtt értékeljük az elmúlt időszak célkitűzéseit és kulcseredményeit egy 0-tól 1-ig terjedő skálán. Itt jön igazán jól a tervezésnél alkalmazott számszerűségre törekvés, hiszen amellett, hogy segít a tisztánlátásban, a mérésnél is megkönnyíti a dolgodat. Az előző példánál maradva könnyen megmondhatjuk az egyes KR-ek eredményét. Ha mondjuk 2 projektben használtátuk a SCRUM módszertant, akkor ez a kulcseredmény 50%-os eredményt ért el, azaz 0,5-ös pontszámot kap – és így tovább az összes többi KR-rel is. A Key Result-ok eredményének átlaga adja az Objective értékét.

Hogyan használjuk az OKR rendszerét a Dmlabnál?

2019 második felében vágtunk bele a céges szintű OKR tervezésbe, és rögtön emeltük is a tétet; a marketing csapatnak is megfogalmaztunk külön célokat és kulcseredményeket.

A tervezési folyamat első lépéseként lebontjuk az éves céges célokat (North Stars) negyedéves célokra és kulcseredményekre. Ez nagyjából egy fél-egy napos folyamat, aminek első lépéseként egyénileg ötletelünk a negyedéves célokról. Ezután megosztjuk egymással az összegyűjtött gondolatainkat, és csoportokba rendezzük őket: egy csoportba kerülnek az azonos vagy hasonló célt szolgáló ötletek.

A kialakult csoportokból fogalmazunk meg végleges célokat, figyelve arra, hogy az egyéni ötletek közül a legtöbbet figyelembe tudjuk venni. 

Majd szavazás útján döntünk a negyedévet meghatározó 2-3 objective-ről: mindenkinek ugyanannyi szavazata van, amit úgy oszt szét az ötletek között, ahogy azt jónak látja. Egy O-ra akár több szavazatot is adhat egy ember.

Ezt követi a kulcseredmények társítása a kiválasztott célokhoz az előbbi metódust követve.

A céges OKR-ok véglegesítése után a csapat egyes részein belül is meghatározunk terület-specifikus OKR-okat, amelyek célja, hogy támogassák a cég egészének fejlődését, a célok megvalósulását. Nálunk ez további egy tervezési alkalmat jelent, amikor a marketing céljainkat tűzzük ki. Itt jön képbe a személyre szabhatóság; akár a cég mindegyik funkciójának meghatározhatjuk saját OKR keretét, ez ránk van bízva.

A következő szint az egyéni, szakmai célok meghatározása csapattagonként külön-külön. Ebben a rendszerben valósítjuk meg a csapattagok szakmai fejlesztését. Mindenkire egyénre szabva, mégis a közös célokat is szem előtt tartva.

Ez nálunk két részből áll; először egyénileg ötletelünk, majd a vezetőkkel közösen véglegesítjük a személyes OKR-okat. Itt az eredetileg ajánlott 3 hónap helyett mi 6 hónapot szoktunk kijelölni, hogy a lehető legjobban el tudjunk mélyülni az egyéni fejlődésben a céges feladatok mellett.

Csapatunk egyik legfontosabb értéke az egyéni fejlődés támogatása, erre pedig tervezés közben is kiemelt figyelmet fordítunk a Dmlab működését támogató célok mellett, így sokszor valamilyen új technológia vagy módszertan megismerése képezi a “Personal OKR-okat”.

Az első alkalmak során kiegészítő feladatként tekintettünk az OKR-ra, amivel foglalkozunk, ha akad 1-2 szabad óránk. Hamar rá kellett jönnünk, hogy ha hosszú távon szeretnénk eredményeket elérni a megjelölt céljainkban, akkor komolyabban kell vennünk a dolgot, rendszeresen foglalkoznunk kell vele.

Nagy előrelépés volt a a rendszer használatát illetően, amikor projektté “léptettük elő” az OKR-okat; akárcsak a többi projektről, ezekről is rendszeresen beszélünk, egyeztetünk róluk a hétindító meetingjeinken, a napindító és napzáró megbeszéléseinken.

Minden kulcseredménynek van felelőse, aki kiemelt figyelmet fordít annak projektesítésére, a KR-ok eléréséhez szükséges feladatok meghatározására és végső soron azok teljesülésére, akárcsak a projektek esetében. 

Persze ez nem azt jelenti, hogy csak a felelős foglalkozik a KR-rel, sokszor egész csapatot érintő eredményeket és feladatokat fogalmazunk meg, így a felelős feladata megtervezni és koordinálni a folyamatokat, biztosítani, hogy az adott területen ténylegesen történjen előrelépés a három hónap alatt.

A negyedévek végén kiértékeljük az utóbbi három hónap eredményeit a korábban bemutatott módszer szerint. Ezt legtöbbször az új tervezés előtt közvetlenül tesszük meg, ami segít ráhangolódni a következő ötletelésre, és segít felmérni, hogy az előttünk álló időszakban mire érdemes koncentrálni.

Saját tapasztalataink

Az elmúlt két évben számos OKR tervezést tartottunk; online, offline és hibrid megoldással is próbálkoztunk a változó körülményekhez alkalmazkodva.

A COVID-19 járvány előtt elvonultunk egy nyugodt helyre, egy teljes napot a következő időszak céljainak meghatározásával töltöttünk.

Tavaly tavasz óta virtuálisan történik a tervezés, a táblára ragasztott cetliket és a személyes elvonulást felváltották az online alkalmazások és a videóhívás. A személyes alkalmakhoz hasonlóan az online és a hibrid ötletelés is jól működött, mindenki számára fontos és kihívást jelentő célokat tudott kitűzni a csapat.

Tapasztalataink szerint a hosszú távra kitűzött north star-ok sokkal lassabban változnak, mint a negyedévre kijelölt objective-ek; időről-időre alakul, milyen módon is képzeljük el céljaink elérését, de a célok középtávon nagyjából állandóak. Könnyű beleesni abba a hibába, hogy minden tervezésnél új folyamatokat és módszereket találjunk ki és elhanyagoljuk az előző negyedévek során kialakított folyamatokat, pedig ezek fejlesztése is ugyanannyira fontos, mint az újak beépítése. Tanulás szempontjából hasznos lehet olykor elővenni a régebbi O-kat és KR-eket, hasznos mintázatokat fedezhetünk fel azok fejlődésében, segítségünkre lehetnek a későbbiekben.

Ezt gondoljuk az OKR-ról

“Jó hogy keretbe foglalja, és méri a fejlődést.”

“Nagyon jó kezdeményezés! Jó, hogy a csapat együtt talál ki célokat, így mindenki bevonva érzi magát. Azt is jó látni, hogy a csapat tagjai másként látnak dolgokat, más szemszögből, így a közös ötleteléseken nagyon sokféle gondolat előjön. Az is jó, hogy nemcsak fejlődni szeretnénk az OKR-ral, hanem a módszerünket is igyekszünk mindig csiszolni, hogy a következő célállítás és annak elérése még hatékonyabban menjen.”

“Pozitív hatással volt a Dmlabra. Jobban látjuk, hogy miben szeretnénk fejlődni. A csapatot bevonva fejlődik a cég.”

A Personal OKR értékelése

“Engem nagyon motivál, hogy van előttem egy jól definiált cél, amit én magam határozhattam meg. Így örömmel tanulok és ebben abszolút támogatva érzem magam.”

“Segít, keretet ad a fejlődéshez. Bár nálam a KR-ek mindig változnak, hogy mit csinálok az O-m elérése érdekében, ezért a kiértékeléskor a számok nem a tényleges eredményt mutatják.”

“Kitűzött cél jól ösztönöz a fejlődésben.”

Tippek

Összegyűjtöttünk néhány jó tanácsot, amiket érdemes megfogadni, ha az OKR bevezetését tervezed.

• Számszerű, mérhető KR-eket fogalmazz meg.
• Lehetőleg minden negyedévben tervezz, fontos a folytonosság.
• Legyen kihívás az OKR! A 0.7-es pontszám már nagyon jó. Ha rendszeresen 1.0-ás pontszámokat érsz el, akkor túl “kényelmes” a rendszered. Nehezíts, keresd a fejlődési lehetőségeket!
• Azért ne ess a ló túloldalára se; ha sorozatosan 0-0.3 körüli értékeket sikerül elérned, akkor érdemes lehet átgondolni, hogy tényleg ebbe az irányba szeretnél-e haladni a jövőben.
• Érdemes a negyedév során rendszeresen (hetente, kéthetente) áttekinteni, hogyan teljesítenek az egyes OKR-ok.

Összefoglalás

Összességében szeretjük és ajánljuk a módszertan kipróbálását. Mi azt gondoljuk két év távlatában is, hogy jó döntés volt a bevezetése. 

Azt ajánljuk, kezdésnek találd ki a bevezetés kereteit, hogy miként tervezed megvalósítani az ötletelést, hogyan értékelnétek az eredményeket, és talán ami a legfontosabb; a kollégáid támogatják-e a kezdeményezést. Ne akarj egyből óriási eredményeket, adj időt a csapatodnak és magadnak, tanítsd meg az embereket a módszertan helyes használatára. A folytonosság nagyon fontos, foglalkozzatok az OKR-okkal rendszeresen, beszéljetek róla minden héten, projekesítsétek a kijelölt feladatokat.

További anyagok a témában

Ezeket ajánljuk, ha jobban elmélyednél a témában:

• https://www.ted.com/talks/john_doerr
• https://rework.withgoogle.com/guides/set-goals-with-okrs/steps/introduction/ 
• https://hvgkonyvek.hu/konyv/merd-ami-szamit 

Neked van tapasztalatod az OKR módszertannal kapcsolatban? Írd meg kommentben!